Processo di onboarding KYC: fasi, sfide e migliori pratiche

Il processo di onboarding KYC è il modo in cui gli istituti finanziari e le piattaforme regolamentate verificano che un cliente sia chi dice di essere prima di consentirgli di aprire un conto o di effettuare trasferimenti di denaro. Non si tratta di una semplice formalità: è la prima linea della conformità antiriciclaggio, e le autorità di regolamentazione di tutto il mondo la trattano come tale. Nel 2023, la verifica KYC media ha richiesto 95 giorni, il che la dice lunga su quanti ostacoli permangano in un processo che dovrebbe proteggere sia l’azienda che il cliente. Le procedure KYC non si limitano alle banche: anche le piattaforme di gioco, i fornitori di servizi di pagamento e altri settori regolamentati hanno lo stesso obbligo. Vi spieghiamo come conformità integrata Questo si inserisce nel quadro che vedremo più avanti, ma prima vediamo in cosa consiste effettivamente il processo.

In cosa consiste il processo di registrazione KYC?

Il processo di onboarding KYC è il modo in cui gli istituti finanziari e le piattaforme regolamentate verificano l’identità di un nuovo cliente, ne valutano il profilo di rischio e confermano che soddisfi i requisiti antiriciclaggio prima di concedergli l’accesso a un prodotto. Il processo "Know Your Customer" non è solo una formalità burocratica: se svolto correttamente, offre all’azienda un quadro più chiaro di chi siano i propri clienti e di come potrebbero utilizzare un conto, il che rende più facile individuare i casi di furto d’identità e di criminalità finanziaria prima che causino danni.

Le regole alla base della procedura di onboarding KYC dei clienti non sono stabilite da un singolo Paese. Il Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) definisce gli standard internazionali su cui si basano la maggior parte dei quadri normativi antiriciclaggio, mentre le singole regioni aggiungono i propri requisiti specifici. Nell’Unione Europea, diverse direttive antiriciclaggio specificano quali aspetti debba comprendere la procedura di KYC, mentre la FCA del Regno Unito definisce i propri obblighi per gli istituti finanziari soggetti a regolamentazione. I dettagli variano, ma l’obiettivo è lo stesso: sapere con chi si sta facendo affari prima di consentirne l’accesso.

Le 5 fasi del processo di onboarding KYC

La maggior parte delle descrizioni del processo KYC lo sintetizza in quattro fasi: identificazione del cliente, due diligence sul cliente, valutazione del rischio e monitoraggio continuo. Si tratta di una semplificazione ragionevole, ma nella pratica i team che gestiscono un vero e proprio processo di onboarding KYC operano secondo cinque fasi distinte, poiché la due diligence stessa si articola in due livelli a seconda del grado di rischio attribuito al cliente.

1. Identificazione del cliente Il primo passo consiste nel raccogliere un documento d’identità rilasciato dal governo e i dati personali o aziendali di base. La verifica dell’identità nell’ambito del processo KYC prevede in genere l’abbinamento di tale documento con un controllo biometrico — ad esempio, un selfie confrontato con la foto presente sul documento d’identità — per confermare che la persona che presenta la richiesta sia effettivamente quella indicata sul documento.
   
2. Verifica della clientela Di seguito. È qui che le informazioni raccolte nella prima fase vengono trasformate in un profilo di rischio: come il cliente intende utilizzare il conto, da dove provengono i suoi fondi, se ci sono elementi del suo profilo che destano sospetti.
   
3. Per i clienti che non superano quell’ostacolo in modo pulito, due diligence rafforzata entra in gioco. I clienti ad alto rischio — persone politicamente esposte, clienti provenienti da giurisdizioni ad alto rischio, volumi di transazioni insolitamente elevati — necessitano di un’analisi più approfondita prima di essere approvati.
   
4. Valutazione dei rischi si svolge parallelamente alla due diligence, anziché esclusivamente dopo di essa, assegnando a ciascun cliente un livello di rischio che determina il grado di monitoraggio a cui sarà sottoposto in futuro.
   
5. Infine, monitoraggio continuo non si esaurisce una volta completata la procedura di onboarding. Le transazioni vengono monitorate costantemente per individuare eventuali andamenti che non corrispondano al profilo del cliente, poiché l’efficacia delle procedure di onboarding KYC dipende in tutto e per tutto dal monitoraggio che ne consegue. Il nostro prevenzione delle frodi Questo approccio si basa in larga misura su questa fase: molte attività sospette diventano visibili solo dopo che l'account è attivo da un po' di tempo.

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I 5 pilastri della conformità KYC

Se chiedete a un responsabile della conformità quali siano gli elementi fondamentali di un programma KYC, di solito vi indicherà cinque pilastri: un programma di identificazione dei clienti, l’adeguata verifica dei clienti, la verifica rafforzata, il monitoraggio continuo e la conservazione dei dati. I primi quattro corrispondono strettamente alle fasi sopra descritte; la conservazione dei dati è l’elemento che spesso viene sottovalutato, anche se le autorità di regolamentazione si aspettano che gli istituti conservino e presentino, su richiesta, la documentazione relativa all’onboarding.

Questi pilastri non sono arbitrari: derivano direttamente dagli standard del FATF e la mancata osservanza di uno qualsiasi di essi tende a emergere durante un audit. La mancata conformità alle norme KYC comporta costi concreti: sanzioni normative e, cosa altrettanto dannosa, il danno reputazionale derivante dall’essere segnalati come anello debole del sistema finanziario. Questo è uno dei motivi per cui 96% di aziende hanno indicato l'onboarding dei clienti come una priorità per il 2023 — Se si commette un errore fin dall’inizio, tutto il resto diventa più difficile, compresa la fiducia che spinge i partner bancari e le reti di pagamento a continuare a collaborare con te.

Le principali sfide nel processo di onboarding KYC

Se si chiede alla maggior parte dei team di compliance perché il processo di onboarding KYC risulti ancora così lento, la risposta di solito non è un unico fattore, ma piuttosto un insieme di piccoli problemi. Il tempo è l’aspetto più evidente: quei 95 giorni medi per la verifica non sono affatto insoliti, e rappresentano una lunga attesa per un cliente che vuole semplicemente iniziare a utilizzare un prodotto. Il KYC automatizzato può ridurre lo stesso processo di verifica a poche ore, ed è per questo che così tanti team stanno puntando su questa soluzione.

Alla base del ritardo ci sono problemi legati alle risorse. Il 53% delle aziende indica la mancanza di risorse come motivo per cui il proprio processo KYC non è migliorato, mentre il 50% cita specificatamente il budget: ai team di conformità viene spesso chiesto di fare di più con lo stesso organico di due anni fa. A ciò si aggiunge un problema di chiarezza: 46% delle aziende dichiarano di non essere sicure di sapere esattamente quali passaggi KYC siano tenute ad adottare, il che porta a un controllo eccessivo su ogni cliente o a un controllo insufficiente su quelli che invece richiederebbero un esame approfondito.

Nel frattempo, la pazienza dei clienti si è esaurita. 88% I responsabili dei servizi concordano sul fatto che oggi i clienti si aspettano un processo di onboarding più rapido e agevole rispetto a qualche anno fa. I team addetti alla conformità si trovano a far i conti con un quadro normativo che rimane immutato e con le aspettative dei clienti in costante aumento; approfondiamo questa tensione in la nostra panoramica sulla conformità nei servizi finanziari.

Tecnologia e automazione nel processo KYC

Nulla di tutto ciò significa prendere scorciatoie, ma piuttosto puntare su strumenti migliori. La verifica dell’identità basata sull’intelligenza artificiale ne è l’esempio più lampante: invece che affidarsi a un analista di conformità che controlli manualmente la foto del passaporto, i processi KYC automatizzati possono portare un cliente dalla richiesta all’approvazione in poche ore, anziché nei 95 giorni medi che ancora emergono dai dati del settore. L’autenticazione biometrica aggiunge un secondo livello di sicurezza, confermando che la persona in carne e ossa corrisponda al documento d’identità presentato, anziché affidarsi esclusivamente alla verifica dei documenti.

Un software KYC avanzato va oltre, automatizzando sia la verifica dell’identità che la successiva valutazione del rischio, consentendo così a un team KYC dedicato di concentrarsi sui casi che richiedono effettivamente un giudizio umano, anziché su quelli di routine che il sistema è in grado di gestire autonomamente. Trovare il giusto equilibrio — automatizzando ciò che può essere automatizzato senza tralasciare i controlli che contano davvero — è un argomento che abbiamo trattato in modo più approfondito in sicurezza contro comodità.

È proprio qui che la conformità integrata cambia le carte in tavola. ConnectPay integra direttamente nella propria piattaforma i controlli AML e KYC, così un’azienda che elabora i pagamenti tramite la piattaforma soddisfa tali requisiti nell’ambito delle normali operazioni, anziché dover istituire una funzione di conformità separata per gestire autonomamente un processo di onboarding KYC efficace.

Migliori pratiche per l’onboarding KYC

Ci sono alcune pratiche che distinguono in modo netto i team che riescono a mantenere gestibili le procedure di onboarding KYC da quelli che invece non ci riescono:

• Scegliete un fornitore che garantisca la conformità integrata. Per i team che non desiderano realizzare e gestire autonomamente questa infrastruttura, collaborare con un fornitore che dispone di conformità integrata organizzate in turni che sollevano completamente il team interno da tale onere.
• Utilizza l'intelligenza artificiale per le parti ripetitive. L’automazione dei controlli di identità di routine riduce sia i tempi di elaborazione sia gli errori umani che si insinuano nella revisione manuale dei documenti.
• Continuare a monitorare costantemente. Un processo di onboarding corretto non garantisce che un cliente rimanga in regola anche sei mesi dopo, pertanto la conformità alle norme KYC deve essere garantita in modo continuativo, non solo al momento della registrazione.
• Applicare tempestivamente misure di due diligence rafforzate. Effettuare controlli più rigorosi sin dall’inizio sui clienti che presentano chiaramente un rischio elevato — anziché attendere che si manifesti un segnale di allarme — consente di evitare il lavoro di rifacimento e di colmare una lacuna che i malintenzionati sono pronti a sfruttare.
• Suddividere i clienti per livello di rischio. Ciò consente al team addetto alla conformità di dedicare le proprie ore limitate a ciò che conta di più: un controllo più approfondito sui conti che lo richiedono e un approccio più leggero su quelli che non ne hanno bisogno.
• Documenta chiaramente ogni fase. Una documentazione chiara e coerente colma il divario di chiarezza relativo al 46% menzionato in precedenza, fornendo ad analisti e revisori un punto di riferimento comune, anziché fare affidamento su conoscenze non documentate.