KYC-Onboarding-Prozess: Schritte, Herausforderungen und bewährte Verfahren

Der KYC-Onboarding-Prozess ist das Verfahren, mit dem Finanzinstitute und regulierte Plattformen sicherstellen, dass ein Kunde tatsächlich der ist, für den er sich ausgibt, bevor sie ihm erlauben, ein Konto zu eröffnen oder Geld zu überweisen. Dabei handelt es sich nicht um eine reine Formalität – es ist die erste Verteidigungslinie bei der Einhaltung der Geldwäschebekämpfungsvorschriften, und die Aufsichtsbehörden weltweit behandeln ihn auch entsprechend. Im Jahr 2023 dauerte die durchschnittliche KYC-Prüfung 95 Tage, was verdeutlicht, wie viele Hindernisse noch in einem Prozess bestehen, der sowohl das Unternehmen als auch den Kunden schützen soll. KYC-Verfahren sind zudem nicht auf Banken beschränkt: Gaming-Plattformen, Zahlungsdienstleister und andere regulierte Branchen unterliegen derselben Verpflichtung. Wir erläutern, wie integrierte Compliance Das wird weiter unten noch näher erläutert, aber zunächst einmal soll hier beschrieben werden, wie der Prozess konkret abläuft.

Was ist der KYC-Onboarding-Prozess?

Beim KYC-Onboarding überprüfen Finanzinstitute und regulierte Plattformen die Identität eines neuen Kunden, bewerten dessen Risikoprofil und stellen sicher, dass er die AML-Anforderungen erfüllt, bevor sie ihm Zugang zu einem Produkt gewähren. „Know your customer“ ist nicht nur eine reine Abhakübung – richtig durchgeführt verschafft es einem Unternehmen ein klareres Bild davon, wer seine Kunden sind und wozu sie ein Konto voraussichtlich nutzen werden, was es einfacher macht, Identitätsdiebstahl und Finanzkriminalität aufzudecken, bevor sie Schaden anrichten.

Die Regeln für die KYC-Kundenregistrierung werden nicht von einem einzelnen Land festgelegt. Die Financial Action Task Force (FATF) legt die internationalen Grundstandards fest, auf denen die meisten Rahmenwerke zur Bekämpfung der Geldwäsche aufbauen, und einzelne Regionen ergänzen diese durch eigene Anforderungen. In der EU legen mehrere Geldwäscherichtlinien fest, was die KYC-Kundenanmeldung umfassen muss, während die britische Finanzaufsichtsbehörde (FCA) eigene Verpflichtungen für regulierte Finanzinstitute festlegt. Die Einzelheiten variieren, doch das Ziel ist einheitlich: Man muss wissen, mit wem man Geschäfte macht, bevor man diese Person als Kunden aufnimmt.

Die 5 Phasen des KYC-Onboarding-Prozesses

In den meisten Beschreibungen des KYC-Prozesses wird dieser auf vier Schritte reduziert: Kundenidentifizierung, Kunden-Due-Diligence, Risikobewertung und laufende Überwachung. Das ist zwar eine angemessene Vereinfachung, doch in der Praxis arbeiten Teams, die einen echten KYC-Onboarding-Prozess durchführen, mit fünf unterschiedlichen Phasen, da sich die Due-Diligence-Prüfung selbst je nach dem Risikoprofil eines Kunden in zwei Stufen unterteilt.

1. Kundenidentifizierung An erster Stelle steht die Erfassung eines amtlichen Ausweises sowie grundlegender persönlicher oder geschäftlicher Daten. Bei der Identitätsprüfung im Rahmen von KYC wird dieses Dokument in der Regel mit einer biometrischen Überprüfung abgeglichen – beispielsweise durch den Abgleich eines Selfies mit dem Passfoto –, um sicherzustellen, dass der Antragsteller tatsächlich die im Dokument abgebildete Person ist.
   
2. Kundenüberprüfung Es folgt. Hier werden die in der ersten Phase gesammelten Informationen in ein Risikoprofil umgewandelt: wie der Kunde das Konto nutzen möchte, woher seine Gelder stammen und ob irgendetwas an seinem Profil Anlass zur Sorge gibt.
   
3. Für Kunden, die diese Hürde nicht sauber nehmen, verstärkte Sorgfaltspflicht kommt zum Tragen. Kunden mit hohem Risiko – politisch exponierte Personen, Kunden aus Ländern mit erhöhtem Risiko, ungewöhnlich hohe Transaktionsvolumina – müssen vor ihrer Zulassung eingehender geprüft werden.
   
4. Risikobewertung läuft parallel zur Due-Diligence-Prüfung statt streng genommen erst danach und ordnet jedem Kunden eine Risikostufe zu, die bestimmt, wie intensiv er künftig überwacht wird.
   
5. Abschließend, laufende Überwachung endet nicht mit dem Abschluss des Onboarding-Prozesses. Transaktionen werden kontinuierlich auf Muster überprüft, die nicht zum Profil des Kunden passen, denn KYC-Onboarding-Verfahren sind nur so gut wie die anschließende Überwachung. Unser Betrugsbekämpfung Dieser Ansatz stützt sich stark auf diese Phase – viele verdächtige Aktivitäten werden erst sichtbar, nachdem das Konto bereits eine Weile aktiv ist.

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Die 5 Säulen der KYC-Compliance

Fragt man einen Compliance-Beauftragten, worauf ein KYC-Programm basiert, wird er in der Regel fünf Säulen nennen: ein Programm zur Kundenidentifizierung, die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, die verstärkte Sorgfaltspflicht, die laufende Überwachung und die Aufbewahrung von Unterlagen. Die ersten vier entsprechen weitgehend den oben genannten Phasen; die Aufbewahrung von Unterlagen ist der Aspekt, der oft zu kurz kommt, obwohl die Aufsichtsbehörden von den Instituten erwarten, dass sie Unterlagen zur Kundenaufnahme aufbewahren und auf Verlangen vorlegen.

Diese Säulen sind nicht willkürlich – sie orientieren sich direkt an den FATF-Standards, und das Versäumnis, auch nur eine davon zu erfüllen, fällt bei einer Prüfung in der Regel auf. Die Nichteinhaltung der KYC-Vorschriften ist mit konkreten Kosten verbunden: Bußgelder seitens der Aufsichtsbehörden und – ebenso schädlich – der Reputationsverlust, der damit einhergeht, als Schwachstelle im Finanzsystem identifiziert zu werden. Das ist einer der Gründe, warum 96% Unternehmen nannten die Kundenakquise als Priorität für das Jahr 2023 — Wenn man schon an der Haustür Fehler macht, wird alles, was danach kommt, schwieriger – einschließlich des Vertrauens, das dafür sorgt, dass Bankpartner und Zahlungsnetzwerke weiterhin bereit sind, mit einem zusammenzuarbeiten.

Die wichtigsten Herausforderungen beim KYC-Onboarding

Fragt man die meisten Compliance-Teams, warum sich der KYC-Onboarding-Prozess immer noch so langsam anfühlt, lautet die Antwort in der Regel nicht „ein einzelner Grund“, sondern „eine ganze Reihe kleinerer Probleme“. Am auffälligsten ist der Zeitaufwand: Eine durchschnittliche Prüfungsdauer von 95 Tagen ist keine Seltenheit, und das ist eine lange Wartezeit für einen Kunden, der einfach nur ein Produkt nutzen möchte. Durch automatisiertes KYC lässt sich diese Prüfung auf wenige Stunden verkürzen, weshalb so viele Teams darauf drängen.

Hinter der Verzögerung stehen Ressourcenprobleme. 53% der Unternehmen nennen einen Mangel an Ressourcen als Grund dafür, dass sich ihr KYC-Prozess nicht verbessert hat, und 50% führen ausdrücklich das Budget an – Compliance-Teams müssen oft mehr leisten, obwohl sie über denselben Personalbestand verfügen wie vor zwei Jahren. Hinzu kommt ein Problem der Unklarheit: 46% der Unternehmen geben an, dass sie sich nicht sicher sind, welche KYC-Schritte sie genau durchführen müssen, was dazu führt, dass entweder jeder Kunde übermäßig geprüft wird oder diejenigen, die eigentlich einer genauen Prüfung bedürfen, nicht ausreichend überprüft werden.

Inzwischen ist die Geduld der Kunden am Ende. 88% Führungskräfte aus dem Dienstleistungssektor sind sich einig, dass Kunden heute ein schnelleres und reibungsloseres Onboarding erwarten als noch vor einigen Jahren. Compliance-Teams befinden sich in einem Spannungsfeld zwischen unveränderlichen regulatorischen Vorgaben und stetig steigenden Kundenerwartungen – auf dieses Spannungsfeld gehen wir ausführlicher ein in Unser Überblick über die Compliance im Finanzdienstleistungssektor.

Technologie und Automatisierung im KYC-Prozess

Nichts davon spricht dafür, Abstriche zu machen – es spricht für bessere Werkzeuge. Die KI-gestützte Identitätsprüfung ist das deutlichste Beispiel: Anstatt dass ein Compliance-Analyst ein Passfoto manuell gegen die Daten abgleicht, können automatisierte KYC-Prozesse einen Kunden innerhalb von Stunden von der Antragstellung bis zur Genehmigung bringen – statt der durchschnittlich 95 Tage, die in den Branchendaten nach wie vor angegeben werden. Die biometrische Authentifizierung fügt eine zweite Sicherheitsstufe hinzu, indem sie bestätigt, dass die lebende Person mit dem eingereichten Ausweis übereinstimmt, anstatt sich allein auf die Überprüfung von Dokumenten zu verlassen.

Fortschrittliche KYC-Software geht noch einen Schritt weiter, indem sie sowohl die Identitätsprüfung als auch die anschließende Risikobewertung automatisiert. Dadurch wird ein spezielles KYC-Team entlastet, sodass es sich auf die Fälle konzentrieren kann, die tatsächlich eine menschliche Entscheidung erfordern, anstatt sich mit Routinefällen zu befassen, die ein System selbstständig abwickeln kann. Wie man hier das richtige Gleichgewicht findet – also das zu automatisieren, was automatisiert werden kann, ohne dabei die wirklich wichtigen Prüfungen zu vernachlässigen –, haben wir ausführlicher in Sicherheit vs. Komfort.

Hier kommt auch die integrierte Compliance ins Spiel. ConnectPay bindet AML- und KYC-Prüfungen direkt in seine Plattform ein, sodass ein Unternehmen, das Zahlungen über diese Plattform abwickelt, diese Anforderungen im Rahmen seines normalen Geschäftsbetriebs erfüllt, anstatt eine separate Compliance-Abteilung einrichten zu müssen, um eine effektive KYC-Onboarding-Prozesse selbst durchzuführen.

Bewährte Verfahren für das KYC-Onboarding

Es gibt einige Vorgehensweisen, die Teams, bei denen die KYC-Onboarding-Verfahren überschaubar bleiben, konsequent von denen unterscheiden, bei denen dies nicht der Fall ist:

• Wählen Sie einen Anbieter, bei dem Compliance fest integriert ist. Für Teams, die diese Infrastruktur nicht selbst aufbauen und warten möchten, bietet die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der über integrierte Compliance in Schichten organisiert, die das interne Team vollständig entlasten.
• Setzen Sie KI für die sich wiederholenden Aufgaben ein. Die Automatisierung routinemäßiger Identitätsprüfungen verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern verringert auch die menschlichen Fehler, die bei der manuellen Überprüfung von Dokumenten auftreten können.
• Die Überwachung muss kontinuierlich fortgesetzt werden. Eine einwandfreie Kundenaufnahme bedeutet nicht, dass ein Kunde auch sechs Monate später noch einwandfrei ist; daher muss die kontinuierliche Einhaltung der KYC-Vorschriften dauerhaft im Hintergrund laufen und darf nicht nur bei der Anmeldung erfolgen.
• Wenden Sie die verstärkte Sorgfaltspflicht frühzeitig an. Wenn man bei Kunden, die eindeutig ein hohes Risiko darstellen, von Anfang an strengere Prüfungen durchführt – anstatt auf Warnsignale zu warten –, spart man Nacharbeit und schließt eine Lücke, die böswillige Akteure schnell ausnutzen.
• Kunden nach Risiko segmentieren. Auf diese Weise kann ein Compliance-Team seine begrenzte Arbeitszeit dort einsetzen, wo sie am dringendsten benötigt wird: bei einer strengeren Überprüfung der Konten, die dies erfordern, und einer weniger intensiven Überprüfung derjenigen, bei denen dies nicht der Fall ist.
• Dokumentieren Sie jeden Schritt genau. Eine klare, einheitliche Dokumentation schließt die zuvor erwähnte Lücke bei der Verständlichkeit des 46% und bietet Analysten und Wirtschaftsprüfern eine gemeinsame Grundlage, anstatt sich auf „Stammeswissen“ verlassen zu müssen.