Proceso de incorporación KYC: pasos, retos y buenas prácticas

El proceso de incorporación KYC es la forma en que las entidades financieras y las plataformas reguladas confirman que un cliente es quien dice ser antes de permitirle abrir una cuenta o realizar transferencias. No se trata de una mera formalidad, sino de la primera línea de defensa del cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales, y los organismos reguladores de todo el mundo lo tratan como tal. En 2023, la revisión media de KYC tardó 95 días, lo que da una idea de cuántas dificultades siguen existiendo en un proceso que se supone que debe proteger tanto a la empresa como al cliente. Los procedimientos de KYC tampoco se limitan a los bancos: las plataformas de juegos, los proveedores de pagos y otros sectores regulados tienen la misma obligación. A continuación, analizamos cómo cumplimiento integrado Esto encaja en ese contexto más adelante, pero primero, veamos en qué consiste realmente el proceso.

¿En qué consiste el proceso de alta KYC?

El proceso de incorporación KYC es la forma en que las entidades financieras y las plataformas reguladas verifican la identidad de un nuevo cliente, evalúan su perfil de riesgo y confirman que cumple los requisitos contra el blanqueo de capitales antes de concederle acceso a un producto. El proceso «Conoce a tu cliente» no es solo un trámite burocrático: si se lleva a cabo correctamente, ofrece a la empresa una visión más clara de quiénes son sus clientes y qué es probable que hagan con una cuenta, lo que facilita la detección del robo de identidad y los delitos financieros antes de que causen daños.

Las normas que rigen el proceso de incorporación de clientes (KYC) no las establece ningún país en concreto. El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) establece las bases internacionales en las que se fundamentan la mayoría de los marcos de lucha contra el blanqueo de capitales, y cada región añade sus propios requisitos. En la UE, varias directivas contra el blanqueo de capitales detallan qué debe abarcar el proceso de incorporación KYC, mientras que la FCA del Reino Unido establece sus propias obligaciones para las entidades financieras reguladas. Los detalles varían, pero el objetivo es el mismo: saber con quién se hacen negocios antes de darles acceso.

Las 5 fases del proceso de incorporación «KYC»

La mayoría de las descripciones del proceso KYC lo resumen en cuatro pasos: identificación del cliente, diligencia debida sobre el cliente, evaluación de riesgos y seguimiento continuo. Se trata de una simplificación razonable, pero, en la práctica, los equipos que gestionan un proceso real de incorporación KYC trabajan con cinco fases distintas, ya que la propia diligencia debida se divide en dos niveles en función del grado de riesgo que presente el cliente.

1. Identificación del cliente Lo primero es recopilar un documento de identidad oficial y los datos personales o empresariales básicos. La verificación de identidad en el proceso KYC suele combinar ese documento con una comprobación biométrica —por ejemplo, comparar una selfie con la foto del documento de identidad— para confirmar que la persona que presenta la solicitud es la misma que figura en el documento.
   
2. Diligencia debida con respecto al cliente A continuación. Es aquí donde la información recopilada en la primera fase se transforma en un perfil de riesgo: cómo tiene previsto el cliente utilizar la cuenta, de dónde proceden sus fondos y si hay algún aspecto de su perfil que suscite sospechas.
   
3. Para los clientes que no superen ese listón con facilidad, diligencia debida reforzada entra en juego. Los clientes de alto riesgo —personas políticamente expuestas, clientes de jurisdicciones de mayor riesgo, volúmenes de transacciones inusualmente elevados— requieren una investigación más exhaustiva antes de que se apruebe su incorporación.
   
4. Evaluación de riesgos se lleva a cabo en paralelo al proceso de diligencia debida, en lugar de estrictamente después de este, y asigna a cada cliente un nivel de riesgo que determina el grado de supervisión al que estará sometido en el futuro.
   
5. Por último, seguimiento continuo no se detiene una vez finalizado el proceso de alta. Las transacciones se supervisan de forma continua para detectar patrones que no se ajusten al perfil del cliente, ya que la eficacia de los procedimientos de alta KYC depende en gran medida de la supervisión posterior. Nuestro prevención del fraude Este enfoque se basa en gran medida en esta fase: muchas actividades sospechosas solo se hacen evidentes una vez que la cuenta lleva un tiempo activa.

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Los cinco pilares del cumplimiento de las normas KYC

Si le preguntas a un responsable de cumplimiento qué es lo que sustenta un programa de KYC, normalmente te indicará cinco pilares: un programa de identificación de clientes, la diligencia debida con respecto a los clientes, la diligencia debida reforzada, la supervisión continua y el mantenimiento de registros. Los cuatro primeros se corresponden estrechamente con las etapas anteriores; el mantenimiento de registros es el aspecto al que a menudo se le da menos importancia, aunque los reguladores esperan que las entidades conserven y presenten los registros de incorporación cuando se les solicite.

Estos pilares no son arbitrarios: se basan directamente en las normas del GAFI, y el incumplimiento de cualquiera de ellos suele quedar al descubierto durante una auditoría. El incumplimiento de las normas de KYC conlleva un coste real: multas regulatorias y, algo igual de perjudicial, el daño a la reputación que supone ser señalado como un eslabón débil del sistema financiero. Esa es una de las razones por las que El 96% de las empresas ha señalado la incorporación de clientes como una prioridad para 2023 — Si te equivocas desde el principio, todo lo que viene después se complica, incluida la confianza que hace que los socios bancarios y las redes de pago estén dispuestos a trabajar contigo.

Principales retos en el proceso de incorporación de clientes (KYC)

Si se pregunta a la mayoría de los equipos de cumplimiento por qué el proceso de incorporación mediante KYC sigue pareciéndoles lento, la respuesta no suele ser una sola cosa, sino un conjunto de pequeños problemas. El tiempo es el más evidente: ese plazo medio de revisión de 95 días no es nada inusual, y supone una larga espera para un cliente que solo quiere empezar a utilizar un producto. El KYC automatizado puede reducir ese mismo proceso de revisión a unas pocas horas, y por eso tantos equipos están apostando por él.

Detrás de este retraso se esconden problemas de recursos. 53% de las empresas señalan la falta de recursos como la razón por la que su proceso de KYC no ha mejorado, y 50% mencionan específicamente el presupuesto: a menudo se pide a los equipos de cumplimiento normativo que hagan más con la misma plantilla que tenían hace dos años. A esto se suma un problema de claridad: 46% de empresas afirman que no están seguras de saber exactamente qué pasos de KYC deben seguir, lo que lleva o bien a realizar comprobaciones excesivas con todos los clientes, o bien a no comprobar lo suficiente a aquellos que realmente merecen un escrutinio.

Mientras tanto, la paciencia de los clientes se ha ido agotando. 88% Los responsables de servicios coinciden en que los clientes esperan ahora un proceso de incorporación más rápido y fluido que hace unos años. Los equipos de cumplimiento normativo se encuentran atrapados entre unas normas que no cambian y unas expectativas de los clientes que no dejan de aumentar; analizamos esta tensión con más detalle en nuestra visión general del cumplimiento normativo en el sector de los servicios financieros.

Tecnología y automatización en el proceso de KYC

Nada de esto significa que haya que tomar atajos, sino que se trata de contar con mejores herramientas. La verificación de identidad basada en la inteligencia artificial es el ejemplo más claro: en lugar de que un analista de cumplimiento verifique manualmente la foto de un pasaporte, los procesos automatizados de KYC pueden llevar a un cliente desde la solicitud hasta la aprobación en cuestión de horas, en lugar de los 95 días de media que aún figuran en los datos del sector. La autenticación biométrica añade una segunda capa de seguridad, al confirmar que la persona real coincide con el documento de identidad presentado, en lugar de basarse únicamente en la comprobación de los documentos.

El software avanzado de KYC va un paso más allá al automatizar tanto la verificación de identidad como la puntuación de riesgo posterior, lo que permite que un equipo dedicado al KYC se centre en los casos que realmente requieren un criterio humano, en lugar de en los rutinarios que el sistema puede resolver por sí mismo. Lograr ese equilibrio —automatizar lo que se puede automatizar sin perder de vista los controles que realmente importan— es algo sobre lo que hemos escrito con más detalle en seguridad frente a comodidad.

Es también aquí donde el cumplimiento normativo integrado cambia las reglas del juego. ConnectPay incorpora directamente en su plataforma los controles de lucha contra el blanqueo de capitales (AML) y de «conozca a su cliente» (KYC), de modo que una empresa que procese pagos a través de ella cumple estos requisitos como parte de sus operaciones habituales, en lugar de tener que crear un departamento de cumplimiento normativo independiente para gestionar por sí misma un proceso eficaz de incorporación de clientes (KYC).

Buenas prácticas para el proceso de incorporación KYC

Hay una serie de prácticas que distinguen sistemáticamente a los equipos que consiguen que los procedimientos de incorporación de KYC sean manejables de aquellos que no lo consiguen:

• Elige un proveedor que incorpore medidas de cumplimiento normativo. Para los equipos que no deseen crear y mantener esta infraestructura por sí mismos, lo mejor es trabajar con un proveedor que cuente con cumplimiento integrado diseñadas en turnos que liberan por completo de la carga de trabajo al equipo interno.
• Utiliza la inteligencia artificial para las tareas repetitivas. La automatización de los controles de identidad rutinarios reduce tanto el tiempo de tramitación como los errores humanos que se producen en la revisión manual de documentos.
• Mantén la monitorización continua. Un proceso de incorporación sin incidencias no garantiza que el cliente siga sin presentar incidencias seis meses después, por lo que el cumplimiento continuo de los requisitos de KYC debe llevarse a cabo de forma permanente en segundo plano, y no solo en el momento del registro.
• Aplica las medidas de diligencia debida reforzadas desde el principio. Llevar a cabo controles más estrictos con los clientes que claramente presentan un alto riesgo desde el principio —en lugar de esperar a que surja una señal de alerta— evita tener que volver a revisar el proceso y cierra una brecha que los delincuentes no tardan en aprovechar.
• Segmentar a los clientes según el riesgo. Esto permite al equipo de cumplimiento normativo dedicar su tiempo limitado a lo que más importa: un control más riguroso de las cuentas que lo necesitan y un enfoque más flexible con las que no lo necesitan.
• Documenta cada paso con claridad. Una documentación clara y coherente subsana la falta de claridad del 46% mencionada anteriormente, proporcionando a los analistas y auditores una referencia común en lugar de tener que basarse en el «conocimiento tribal».