Qu'est-ce qu'un prélèvement automatique ? Explication du terme

Qu'est-ce que le prélèvement automatique ? Il s'agit d'un mode de paiement automatisé qui permet à une entreprise de prélever directement des fonds sur le compte bancaire d'un client, plutôt que d'attendre que ce dernier effectue le paiement. Une fois que le client a signé un formulaire d'autorisation, c'est l'entreprise qui gère le calendrier des paiements, ce qui en fait la solution idéale pour les factures récurrentes, les adhésions et les abonnements.

Pour bien comprendre le principe du prélèvement automatique, il faut saisir la différence entre les paiements « push » et « pull ». Lorsque vous émettez un chèque ou effectuez un virement bancaire, vous « poussez » l’argent vers l’extérieur. Avec les solutions de paiement basées sur les réseaux de prélèvement automatique, c’est le commerçant qui demande et prélève le montant exact dû à une date prédéfinie. Cela évite ainsi les tracas liés au suivi des factures.

Comment fonctionne le prélèvement automatique ?

Comment les entreprises procèdent-elles concrètement pour effectuer des transactions à l'aide de solutions de prélèvement automatique ? Pour traiter efficacement ces virements, il faut disposer de solutions fiables services de paiement destinés aux commerçants pour communiquer avec les réseaux bancaires. Le processus se déroule de manière numérique selon un cycle sécurisé en trois étapes.

Étape 1 : Autorisation du client

Pour commencer, le payeur doit vous accorder l'autorisation expresse de prélever des fonds sur son compte. Pour ce faire, il doit signer un mandat (également appelé « instruction »). Le client indique son nom, son numéro de compte bancaire et les coordonnées de sa banque. Il peut remplir ce mandat soit sur un formulaire papier, soit via un portail en ligne sécurisé.

Étape 2 : Envoi d'une demande de paiement

Une fois que vous disposez du mandat signé, votre entreprise transmet une demande de paiement à votre banque ou à un prestataire de services de paiement spécialisé. Cette demande précise le montant exact à prélever et la date du virement. Conformément aux règles standard du réseau, vous devez informer votre client à l’avance – généralement entre 3 et 10 jours ouvrés avant – de toute modification de la date ou du montant du paiement.

Étape 3 : Collecte des fonds

Votre établissement financier transmet la demande de paiement via la chambre de compensation centrale. Celle-ci communique de manière sécurisée avec la banque du client afin de vérifier les informations. Si toutes les données sont valides et que le solde est suffisant, la banque du client prélève le montant et le transfère directement sur votre compte marchand.

Prêt à moderniser votre infrastructure de paiement ?

Ne vous compliquez plus la vie avec des flux de paiement fragmentés. Bénéficiez d'IBAN dédiés, du service SEPA Instant et d'intégrations API fluides, le tout depuis une plateforme unique et unifiée.

Contacter le service commercial Découvrez nos produits

À quoi sert le prélèvement automatique ?

Lors de l'évaluation traitement des paiements récurrents En découvrant ces méthodes, vous constaterez que le prélèvement automatique est extrêmement polyvalent. Il s'adapte à diverses structures de facturation et à différents types de transactions.

Paiements d'abonnement

Si vous gérez une entreprise fonctionnant par abonnement, comme une plateforme logicielle, une salle de sport ou un service de coffret mensuel, cet outil est d’une aide inestimable. Il prélève automatiquement les frais mensuels ou annuels à la date exacte de renouvellement. Cela réduit considérablement le taux de désabonnement, car les paiements ne sont pas refusés lorsque les cartes bancaires arrivent à expiration ou sont perdues.

Factures de services publics

Les entreprises du secteur de l'énergie, les opérateurs de télécommunications et les services des eaux recourent presque exclusivement à cette méthode. Les factures de services publics variant en fonction de la consommation saisonnière, ce système permet aux prestataires de prélever automatiquement des montants différents chaque mois sans que le client ait à approuver manuellement un nouveau virement.

Paiements ponctuels

Bien que ce système soit généralement utilisé pour les transactions récurrentes, vous pouvez également l'utiliser pour des paiements ponctuels. C'est souvent le cas pour le règlement de factures B2B d'un montant élevé, pour lesquelles les frais de transaction par carte bancaire seraient prohibitifs, et où les deux parties souhaitent un virement électronique sécurisé évitant la saisie manuelle des données.

Avantages du prélèvement automatique

Pourquoi des millions d'entreprises modernes préfèrent-elles les services de prélèvement automatique au traitement classique des cartes de crédit ? Lorsque nous collaborons avec des entreprises en pleine croissance pour mettre en place solutions de paiement en ligne pour les entreprises, nous constatons que l'automatisation des virements interbancaires offre des avantages opérationnels considérables.

Paiements automatisés

Personne n'aime courir après les retards de paiement ni envoyer des rappels manuels. Une fois le mandat activé, votre système gère la facturation de manière entièrement automatisée. Cela améliore considérablement l'efficacité globale de votre entreprise et élimine les tâches administratives fastidieuses.

Amélioration de la trésorerie

Avec les virements bancaires traditionnels, vous comptez entièrement sur la mémoire de vos clients pour qu’ils paient dans les délais. Comme ce système permet au commerçant de lancer le prélèvement, il vous offre un contrôle total sur le calendrier de vos créances, ce qui vous permet de prévoir vos réserves de trésorerie hebdomadaires avec une extrême précision.

Réduction des coûts

Les transactions par carte bancaire s'accompagnent de commissions d'interchange élevées qui grignotent discrètement vos marges bénéficiaires. Le prélèvement automatique s'appuie sur d'immenses réseaux de compensation bancaire, qui facturent généralement des frais de transaction forfaitaires très bas, quel que soit le montant du virement.

Commodité pour les clients

Vos clients ne veulent pas avoir à se connecter chaque mois à un portail pour régler une facture. L'automatisation de ce processus leur fait gagner du temps et leur évite de se voir infliger des pénalités de retard ou de subir des interruptions de service.

Types de prélèvements automatiques

En fonction du lieu où votre entreprise exerce ses activités, vous utiliserez différents réseaux de compensation pour effectuer ces transactions. Les deux réseaux les plus courants et les plus utilisés en Europe et au Royaume-Uni sont Bacs et SEPA.

Le Bacs (Bankers’ Automated Clearing System) est le réseau historique dédié, utilisé exclusivement pour le traitement des transactions en livres sterling au Royaume-Uni. Il est extrêmement fiable et traite la grande majorité des salaires et des factures de services publics au Royaume-Uni.

Le SEPA (Espace unique de paiement en euros), régi par le Conseil européen des paiements, est le réseau normalisé conçu pour rendre les paiements électroniques transfrontaliers aussi simples que les paiements nationaux. Il traite les transactions en euros dans 36 États membres de l'Union européenne. Au sein du SEPA, il existe deux systèmes distincts : le prélèvement SEPA de base, principalement utilisé par les consommateurs particuliers et offrant un délai de remboursement généreux de 8 semaines, et le prélèvement SEPA interentreprises, strictement réservé aux transactions entre entreprises et supprimant le droit de remboursement afin de garantir au commerçant une certitude de paiement absolue. Ces deux réseaux permettent aux entreprises de prélever des fonds en toute sécurité directement sur les comptes des consommateurs, mais ils fonctionnent selon des délais de règlement, des règles de mandat et des exigences en matière de devises légèrement différents.

Que se passe-t-il en cas d'échec d'un prélèvement automatique ?

Que se passe-t-il lorsqu'une transaction numérique n'aboutit pas ? Tout comme les chèques papier, les prélèvements électroniques peuvent échouer pour diverses raisons. Le plus souvent, l’échec est dû à une insuffisance de fonds sur le compte bancaire du client le jour où le prélèvement est tenté. Il se peut également que le client ait contacté sa banque de sa propre initiative pour annuler définitivement l’autorisation de prélèvement, ou que son compte bancaire ait été clôturé ou bloqué pour des raisons de sécurité.

Lorsqu’une transaction échoue, vous n’êtes pas laissé dans l’incertitude. La chambre de compensation envoie immédiatement à votre banque un rapport numérique contenant un code de motif spécifique expliquant exactement pourquoi le paiement a été refusé. Si vous souhaitez savoir comment configurer des workflows de prélèvement automatique pour gérer efficacement cette situation, la meilleure pratique du secteur consiste à mettre en place une logique de nouvelle tentative automatisée. Plutôt que de demander à votre équipe financière de contacter manuellement le client dans l’immédiat – ce qui nuit à la relation client et fait perdre du temps à l’administration –, votre logiciel peut automatiquement attendre 2 à 3 jours ouvrés avant de tenter à nouveau de prélever les fonds. Comme les virements de salaire sont compensés et que les soldes bancaires fluctuent quotidiennement, le simple fait de réessayer la transaction résout automatiquement une grande partie des paiements échoués sans nécessiter aucune intervention manuelle de la part de votre personnel.

Foire aux questions

Combien de temps prend un prélèvement automatique ?

Si vous vous demandez combien de temps prend le traitement d'un prélèvement automatique, le délai standard est de 3 à 5 jours ouvrés. La durée exacte dépend fortement du réseau. Par exemple, les transactions Bacs sont traitées en trois jours exactement, tandis que les prélèvements SEPA standard peuvent prendre jusqu'à cinq jours ouvrés pour le premier prélèvement.

Un prélèvement automatique peut-il faire l'objet d'un remboursement ?

Oui, en vertu de lois strictes en matière de protection des consommateurs, les payeurs bénéficient d'une protection solide. Au Royaume-Uni, la « garantie de prélèvement automatique » impose aux banques de procéder à un remboursement intégral et immédiat sur le compte bancaire du client si un prélèvement est effectué par erreur ou sans notification préalable en bonne et due forme.

Comment mettre en place un prélèvement automatique ?

Si vous souhaitez savoir comment mettre en place le prélèvement automatique pour votre entreprise, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez demander directement à votre banque un numéro d'utilisateur de service (SUN) unique, ce qui nécessite un processus d'audit complexe. Vous pouvez également faire appel à un prestataire de services de paiement qui se chargera pour vous de gérer les mandats et les déclarations bancaires, ce qui vous permettra d'être opérationnel en quelques jours.