Automatisierte Zahlungen: Funktionsweise, Arten und Vorteile

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Ihre Stromrechnung einfach so … bezahlt wird, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen? Das ist automatisiertes Bezahlen in der Praxis: Geld wird nach einem festgelegten Zeitplan vom Konto des Zahlers auf das Konto des Zahlungsempfängers überwiesen, ohne dass für jede einzelne Transaktion ein manueller Eingriff erforderlich ist. Für Privatpersonen bedeutet das, dass weniger Zahlungsfristen versäumt werden. Für Unternehmen hat dies noch weitreichendere Auswirkungen – automatisierte Zahlungen verbessern das Cashflow-Management, reduzieren menschliche Fehler und sorgen dafür, dass Einnahmen in einem vorhersehbaren statt in einem chaotischen Rhythmus eingehen. Ob es sich nun um Stromrechnungen, Kreditrückzahlungen oder Abrechnung von wiederkehrenden Abonnements, die zugrunde liegende Funktionsweise ist jedoch dieselbe. In dieser Anleitung wird erläutert, wie das Ganze funktioniert, welche Varianten es gibt und wie man es einrichtet.

Was sind automatisierte Zahlungen?

Automatisierte Zahlungen sind Transaktionen, die nach einem festgelegten Zeitplan ausgelöst und abgewickelt werden, ohne dass eine der beiden Parteien sie jedes Mal manuell auslösen muss. Sowohl der Zahler als auch der Empfänger erhalten eine Bestätigung, sobald die Transaktion abgeschlossen ist – der Sinn dahinter ist, dass niemand daran denken muss, auf “Senden” zu klicken.”

Bevor die Automatisierung ausgeführt werden kann, müssen zwei Dinge geschehen:

1. Berechtigung — Der Zahler erteilt ausdrücklich die Erlaubnis, dass Beträge nach einem festgelegten Zeitplan abgebucht werden dürfen.
2. Sichere Aufbewahrung — Zahlungsdaten werden von dem Unternehmen gespeichert, das die Automatisierung einleitet, und unterliegen dabei den für diese Daten geltenden Compliance-Standards.

Von dort aus lassen sich automatisierte Zahlungen im Allgemeinen in zwei Kategorien unterteilen:

• Feste Zahlungen — Der Betrag bleibt in jedem Abrechnungszeitraum gleich (eine Kreditrate, eine Abonnementgebühr)
• Variable Zahlungen — Der Betrag ändert sich von Monat zu Monat (eine Stromrechnung, die sich nach dem tatsächlichen Verbrauch richtet)

Was löst die Zahlungsautomatisierung letztendlich wirklich, wenn man all das einmal beiseite lässt? Vor allem menschliche Fehler und Zeitaufwand. Ein System, das nach einem festen Zeitplan läuft, vergisst nichts, rechnet sich nicht verrechnet und erfordert nicht, dass jemand jeden Monat den Kalender überprüft.

Nehmen wir als einfaches Beispiel eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio. Das Mitglied autorisiert bei der Anmeldung einmalig eine feste monatliche Gebühr. Danach zieht das Abrechnungssystem des Fitnessstudios jeden Monat denselben Betrag ein, ohne dass jemand auf einer der beiden Seiten einen Finger rühren muss – bis das Mitglied kündigt oder sich die hinterlegte Karte ändert. Diese einmalige Einrichtung, gefolgt von null manuellem Aufwand, ist das gesamte Wertversprechen im Kleinen.

Arten automatisierter Zahlungen

Nicht jede automatisierte Zahlung läuft über denselben Kanal. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Arten, die Unternehmen und Privatpersonen tatsächlich nutzen:

1. Lastschrift — ermöglicht es Dritten, automatisch Beträge von einem Bankkonto abzubuchen. Dies ist üblich bei Abonnements, Versorgungsrechnungen und Kreditrückzahlungen.
2. ACH-Zahlungen — werden über das Automated Clearing House-Netzwerk in den USA abgewickelt, das Bank-zu-Bank-Überweisungen ermöglicht. ACH ist für Massentransaktionen ausgelegt und dient daher als Standardkanal für Gehaltsabrechnungen und B2B-Zahlungen.
3. Überweisung — überweist die Löhne automatisch auf das Bankkonto des Arbeitnehmers. Das ist die gängigste automatisierte Zahlungsmethode, die Arbeitgeber nutzen, Punkt.
4. Elektronischer Zahlungsverkehr (EFT) — eine weiter gefasste Kategorie, die Direktüberweisungen und Banküberweisungen umfasst; die meisten elektronischen, automatisierten Zahlungsmethoden lassen sich irgendwie diesem Begriff zuordnen.
5. SEPA-Lastschrift — das europäische Pendant zu ACH, das Zahlungen in Euro automatisch innerhalb der Eurozone abwickelt. Um einen tieferen Einblick in die Funktionsweise der zugrunde liegenden Systeme zu erhalten, Dieser Leitfaden zu SEPA-Überweisungen behandelt die Funktionsweise ausführlicher.
6. Mobile Zahlungssysteme — Smartphones und digitale Geldbörsen unterstützen nun automatische wiederkehrende Käufe direkt, ohne dass eine herkömmliche Speicherung der Kartendaten erforderlich ist.
7. Zahlungen mit Kryptowährungen — eine aufstrebende Kategorie, bei der digitale Währungen für automatisierte Peer-to-Peer-Überweisungen genutzt werden; noch eine Nische, die jedoch für bestimmte Anwendungsfälle an Bedeutung gewinnt.

Die meisten Unternehmen nutzen letztendlich eine Kombination aus mehreren dieser Verfahren, anstatt sich für nur eines zu entscheiden – die Gehaltsabrechnung per Direktüberweisung, Zahlungen an Lieferanten per ACH oder SEPA und Kundenabonnements über die wiederkehrende Abrechnung per Karte, alles innerhalb desselben Prozesses.

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So funktionieren automatisierte Zahlungen

Lässt man die Zahlungsinfrastruktur einmal außer Acht, ist der zugrunde liegende Ablauf im Grunde jedes Mal identisch:

1. Berechtigung — Der Zahler erteilt die ausdrückliche Erlaubnis, dass Beträge nach einem festgelegten Zeitplan abgebucht werden dürfen.
2. Lagerung — Die Zahlungsdaten werden von dem Unternehmen oder dem Dienstleister, der die Automatisierung abwickelt, sicher gespeichert.
3. Terminplanung — Das System leitet die Transaktion automatisch zum vereinbarten Termin ein, eine manuelle Auslösung ist nicht erforderlich.
4. Verarbeitung — Die Zahlung wird je nach gewählter Zahlungsart über den entsprechenden Kanal abgewickelt – ACH, SEPA, Kartennetzwerk oder Überweisung.
5. Bestätigung — Beide Seiten erhalten eine Bestätigung, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.
6. Überwachung — Die Konten müssen weiterhin regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alles korrekt verarbeitet wurde, da die Automatisierung zwar Fehler reduziert, die Notwendigkeit einer Überwachung jedoch nicht vollständig beseitigt.

Wie lange dauert es tatsächlich, bis eine automatische Zahlung abgewickelt ist? Das hängt stark vom jeweiligen Zahlungsweg ab. Kartenzahlungen werden in der Regel fast sofort verrechnet. ACH- und SEPA-Überweisungen dauern typischerweise 1 bis 3 Werktage, abhängig vom jeweiligen Zahlungsweg und den jeweiligen Annahmeschlusszeiten. Eine Zahlung, die beispielsweise nach dem täglichen Annahmeschluss einer Bank angesetzt ist, wird oft erst am folgenden Werktag bearbeitet – ein Detail, das viele überrascht, wenn sie davon ausgehen, dass “am selben Tag” denselben Kalendertag bedeutet und nicht dasselbe Bearbeitungsfenster.

Vorteile automatisierter Zahlungen für Unternehmen

Je größer das Transaktionsvolumen eines Unternehmens ist, desto überzeugender sind die Argumente für die Automatisierung:

• Vorhersehbarkeit des Cashflows — Wenn man genau weiß, wann Geld ein- und ausgeht, lassen sich Prognosen wesentlich einfacher erstellen, als wenn man manuelle Zahlungen nachverfolgen muss.
• Weniger menschliche Fehler — Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Tippfehler, versäumte Zahlungen und doppelte Abbuchungen.
• Kosteneinsparungen — Der Aufwand für manuelle Bearbeitungsprozesse summiert sich im Laufe der Zeit erheblich, insbesondere bei großem Umfang.
• Betrugsbekämpfung — Automatisierte Systeme verfügen in der Regel über eine integrierte Betrugserkennung, die bei einem manuellen Prozess einfach nicht vorhanden ist.
• Pünktliche Zahlungen — Durch die Automatisierung lassen sich Verzugsgebühren und Strafen vermeiden, und insbesondere für Privatpersonen können regelmäßige, pünktliche Zahlungen dazu beitragen, die Bonität zu schützen.
• Skalierbarkeit — Ein automatisiertes System bewältigt steigende Transaktionsvolumina, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter oder die Betriebskosten entsprechend ansteigen.

Um es konkret zu formulieren: Ein Finanzteam, das monatlich 500 Zahlungen an Lieferanten manuell bearbeitet, verbringt in jedem Zyklus viele Stunden mit der Dateneingabe und der doppelten Überprüfung. Automatisiert man dieses Volumen, kann das Team seine Zeit nun nicht mehr für die Dateneingabe aufwenden, sondern für die tatsächliche Überprüfung von Ausnahmen – also jener wenigen Zahlungen, die wirklich einer menschlichen Überprüfung bedürfen, statt aller 500.

Für Unternehmen, die Zahlungen in großem Umfang abwickeln, Infrastruktur für Massenzahlungen ist in der Regel der nächste logische Schritt, sobald die grundlegende Automatisierung eingerichtet ist – der Übergang von einzelnen, terminierten Zahlungen zu Massenauszahlungen, die in einem einzigen Vorgang abgewickelt werden.

So richten Sie automatische Zahlungen ein

Die Einrichtung sieht je nachdem, ob es sich um eine private Rechnung oder ein geschäftliches Zahlungssystem handelt, etwas anders aus, aber der Ablauf ist im Großen und Ganzen derselbe. Einen Schritt zu überspringen spart selten Zeit – es führt lediglich dazu, dass der Aufwand einige Wochen später in Form eines Support-Tickets wieder auftaucht.

1. Ermitteln Sie, was automatisiert werden muss — Ermitteln Sie die Häufigkeit, den Betrag und welche Zahlungen sich tatsächlich für eine Automatisierung eignen.
2. Wählen Sie eine Zahlungsmethode aus — Lastschrift, ACH, SEPA, „Card-on-File“ oder Banküberweisung, je nach Anwendungsfall und Zahlungsempfänger.
3. Kontoinformationen erfassen — Bankverbindung, IBANs oder Bankleitzahlen sowie alle vom Anbieter benötigten Vollmachten.
4. Richten Sie es über das entsprechende Portal ein — die Plattform des Abrechnungsunternehmens oder das Dashboard eines spezialisierten Zahlungsanbieters.
5. Genehmigung der Fördermittel — die Genehmigung für die planmäßige Entnahme der Mittel offiziell bestätigen.
6. Vor der Inbetriebnahme testen — Führen Sie mindestens einen Durchlauf durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft, bevor Sie sich voll und ganz darauf verlassen.
7. Regelmäßig überwachen — Selbst ein gut konfiguriertes System profitiert von regelmäßigen Überprüfungen, um unerwartete Probleme frühzeitig zu erkennen.

Für Unternehmen, die Zahlungen in großem Umfang abwickeln und nicht nur eine Handvoll privater Rechnungen verwalten, bedeutet dieser gesamte Prozess in der Regel, sich für eine Zahlungsgateway mit einer API-first-Integration, anstatt jede Zahlungsbeziehung einzeln manuell zu konfigurieren. Es lohnt sich, die Optionen direkt zu vergleichen — Dieser Überblick über Online-Zahlungsabwicklungsdienste ist ein guter Ausgangspunkt.

Herausforderungen bei der Zahlungsautomatisierung

Automatisierung löst echte Probleme, bringt jedoch auch einige eigene Probleme mit sich, die man im Voraus kennen sollte:

• Komplexität der Integration — Die Anbindung automatisierter Systeme an die bestehende Finanzinfrastruktur ist nicht immer einfach, und hohe Anfangskosten können kleinere Unternehmen davon abhalten, den Umstieg zu wagen.
• Sicherheitsrisiken — Automatisierte Systeme sind nach wie vor ein Ziel für Cyberangriffe, und sie benötigen integrierte Verschlüsselungs- und Betrugserkennungsfunktionen, die nicht erst nachträglich hinzugefügt werden.
• Einhaltung der Vorschriften — Die automatisierte Zahlungsabwicklung muss gleichzeitig die Anforderungen in Bezug auf Geldwäschebekämpfung (AML), Know-Your-Customer (KYC) und PCI DSS erfüllen, und die unterschiedlichen regulatorischen Rahmenbedingungen in den verschiedenen Märkten erfordern ständige Wachsamkeit, was den Arbeitsaufwand zusätzlich erhöht.
• Transaktionsfehler — Selbst automatisierte Systeme versagen gelegentlich, und wenn dies geschieht, führt dies in der Regel schnell zu Streitigkeiten und Frustration bei den Kunden, gerade weil diese erwarten, dass automatisierte Zahlungen zuverlässiger sind als manuelle – und nicht weniger.
• Anwenderschulung — Ein System ist nur so gut wie die Fähigkeit des Teams, es tatsächlich zu bedienen und Fehler zu beheben; das bedeutet, dass Schulungen unverzichtbar sind. Ein Finanzteam, das nicht weiß, wie man eine fehlgeschlagene Zahlung unterbricht oder umleitet, landet letztendlich bei denselben manuellen Notfallmaßnahmen, die durch die Automatisierung eigentlich vermieden werden sollten.

Die Wahl eines Infrastrukturanbieters mit integrierte Compliance Und die integrierte Betrugsprävention reduziert zwei der schwerwiegendsten Punkte auf dieser Liste erheblich, noch bevor sie überhaupt zu einem Problem werden.

Zahlungsautomatisierung für Unternehmen: ConnectPay

ConnectPay bietet die Infrastruktur, die Unternehmen benötigen, um Zahlungen in großem Umfang zu automatisieren – SEPA- und SWIFT-Überweisungen, Massenzahlungen, wiederkehrende Abrechnungen und Auszahlungen in mehreren Währungen, alles auf einer einzigen, von der EMI lizenzierten Plattform.

Die Kernkompetenzen, die dies unterstützen:

• Massenabwicklung von Auszahlungen in einem einzigen Vorgang
• Infrastruktur für wiederkehrende Zahlungen, speziell für Abonnements und Ratenzahlungen entwickelt
• Eine „API-first“-Integration, die automatisierte Zahlungsabläufe direkt in Unternehmensplattformen einbindet
• Integrierte AML- und KYC-Compliance, wodurch die damit verbundene regulatorische Belastung aus dem Automatisierungsprozess selbst entfernt wird
• IBAN-Konten in mehreren Währungen, die automatisierte grenzüberschreitende Einzüge unterstützen

All dies ersetzt zwar nicht das gesunde Urteilsvermögen darüber, was wann automatisiert werden sollte – aber es bedeutet, dass Unternehmen nicht Auszahlungsinfrastruktur von Grund auf neu entwickeln, nur um wiederkehrende Abrechnungen zuverlässig abzuwickeln. Eine Plattform, die beispielsweise wöchentlich Tausende von Verkäufern auszahlt, muss die Zuverlässigkeit von Massenzahlungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nicht als zwei separate Projekte lösen, wenn die Infrastruktur beides bereits abdeckt. Für einen tieferen Einblick, wie wiederkehrende Abrechnungen konkret den Cashflow unterstützen, Dieser Leitfaden zu wiederkehrenden Zahlungen erläutert die Funktionsweise genauer.