Virtuelle IBAN: Was sie ist, wie sie funktioniert und ihre wichtigsten Vorteile

Virtuelle IBAN-Konten sind für Plattformen, Marktplätze und Unternehmen, die internationale Finanzströme verwalten, unverzichtbar geworden. Anstatt in jedem Land, in dem sie tätig sind, separate Bankkonten zu unterhalten, können Unternehmen virtuelle IBANs nutzen, um Zahlungen zu empfangen Zahlungen in verschiedenen Währungen, den Abgleich zu automatisieren und die Bankkosten zu senken – und das alles über eine einzige zugrunde liegende Kontostruktur.

Dieser Leitfaden erläutert, was eine virtuelle IBAN ist, wie sie funktioniert, worin der Unterschied zwischen einer virtuellen und einer echten IBAN besteht, welche wesentlichen Vorteile sie bietet und wer virtuelle IBANs erhalten oder vergeben kann.

Was ist eine virtuelle IBAN-Nummer?

Eine virtuelle IBAN (International Bank Account Number) ist eine eindeutige Kontokennung, die als Stellvertreter für ein echtes Bankkonto dient. Sie sieht aus wie eine herkömmliche IBAN und funktioniert auch so, wenn es um den Empfang und das Senden von Zahlungen geht, verfügt jedoch selbst über kein Guthaben. Stattdessen werden über eine virtuelle IBAN eingegangene Gelder automatisch auf ein zentrales zugrunde liegendes Konto weitergeleitet, das vom Unternehmen geführt wird.

Für ein einzelnes zugrunde liegendes Konto können mehrere virtuelle IBANs erstellt werden – jede davon ist einem bestimmten Kunden, einer bestimmten Transaktion, einer bestimmten Währung oder einem bestimmten Zweck zugeordnet. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Hunderte von eindeutigen virtuellen IBANs an verschiedene Geschäftspartner vergeben und gleichzeitig alle Gelder über ein zentrales Konto verwalten kann.

Transaktionen mit virtuellen IBANs funktionieren genauso wie normale SEPA oder internationale Banküberweisungen aus Sicht des Absenders. Der Absender sieht eine gültige IBAN und einen gültigen BIC, veranlasst die Zahlung wie gewohnt, und der Betrag geht auf dem richtigen Konto ein. Die Zuordnung und der Abgleich erfolgen auf der Empfängerseite automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen IBAN und einer echten IBAN?

Eine echte IBAN ist an ein bestimmtes physisches Bankkonto gebunden. Die Einrichtung einer neuen echten IBAN bedeutet die Eröffnung eines neuen Bankkontos – mit den damit verbundenen Unterlagen, Gebühren und Verwaltungsaufwand. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, bedeutet die Führung echter IBANs in jedem Markt, dass sie in jeder Rechtsordnung separate Bankbeziehungen unterhalten müssen.

Eine virtuelle IBAN entspricht keinem separaten physischen Konto. Es handelt sich um eine eindeutige Kennung, die Zahlungen an ein bestehendes zugrunde liegendes Konto weiterleitet. Die wichtigsten Unterschiede sind:

• Kontenstruktur – Für eine echte IBAN ist ein physisches Bankkonto erforderlich; eine virtuelle IBAN ist eine zusätzliche Ebene auf einem bestehenden Konto.
• Umfang – Unternehmen können pro physischem Konto eine echte IBAN vergeben, jedoch eine unbegrenzte Anzahl virtueller IBANs, die mit einem einzigen Konto verknüpft sind
• Kosten – Bei echten IBANs fallen pro Konto Kontoführungsgebühren an; virtuelle IBANs folgen der Kostenstruktur eines einzigen zugrunde liegenden Kontos
• Einrichtungsgeschwindigkeit – Die Einrichtung einer neuen echten IBAN (d. h. eines neuen Bankkontos) dauert Tage oder Wochen; die Einrichtung einer virtuellen IBAN ist hingegen in wenigen Minuten erledigt
• Versöhnung – Jede virtuelle IBAN kann einem bestimmten Kunden oder einer bestimmten Transaktion zugeordnet werden, was eine automatisierte Abstimmung ermöglicht, mit der die manuelle Verwaltung echter IBANs nicht mithalten kann

Virtuelle IBANs können in verschiedenen Währungen angelegt werden, sodass ein Unternehmen über separate virtuelle IBAN-Konten Zahlungen in GBP, EUR, USD und anderen Währungen empfangen kann, die alle auf dasselbe zentrale Konto oder in dieselbe Abrechnungsstruktur zusammengeführt werden.

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Die Entwicklung virtueller IBANs

Virtuelle IBAN-Konten stellen eine Abkehr von herkömmlichen Bankpraktiken dar. Unternehmen haben sich traditionell auf physische Bankkonten in verschiedenen Ländern verlassen – ein zwar praktikabler, aber kostspieliger Ansatz, der die Verwaltung mehrerer Konten und den Umgang mit den Komplexitäten unterschiedlicher Bankensysteme erfordert.

Die Einführung virtueller IBANs markierte einen bedeutenden Wandel in diesem Bereich. Da sie nicht an einen physischen Standort gebunden sind, sind sie für Plattformen unverzichtbar geworden, die in mehreren Märkten tätig sein möchten, ohne die Kosten und den Verwaltungsaufwand für den Aufbau einer physischen Bankpräsenz in jedem einzelnen Markt tragen zu müssen.

Virtuelle IBAN-Konten ermöglichen es Unternehmen, Zahlungen in verschiedenen Währungen zu empfangen und zu tätigen, ohne in jedem Land eine physische Präsenz aufbauen zu müssen – dies vereinfacht den Prozess erheblich und senkt die ansonsten hohen Kosten.

Maßgeschneiderte Lösungen für virtuelle IBANs für Plattformen

Einer der wesentlichen Vorteile virtueller IBANs besteht darin, dass sie maßgeschneiderte Lösungen für eine Vielzahl von Online-Unternehmen bieten – Plattformen, Marktplätze, Fintechs, Crowdfunding-Dienste, SaaS-Unternehmen und alle Unternehmen, deren Geschäftstätigkeit von ihrer Online-Präsenz abhängt.

Mit virtuellen IBANs können Unternehmen Zahlungen identifizieren, weiterleiten und abgleichen, während alle Gelder auf einem einzigen zugrunde liegenden Konto verbleiben. Aus diesem Grund gehörten Plattformen zu den ersten Anwendern der Technologie für virtuelle IBANs.

Ein weltweit tätiger Marktplatz kann virtuelle IBAN-Konten nutzen, um Zahlungen in verschiedenen Währungen entgegenzunehmen, diese in eine einzige Währung umzurechnen und Gelder an Verkäufer auszahlen oder Dienstleister, ohne dass für jeden Zahlungsfluss separate Bankkonten erforderlich sind. Jedem Verkäufer oder Partner können eigene virtuelle IBAN-Daten zugewiesen werden, sodass sofort ersichtlich ist, welche Zahlung zu welcher Geschäftsbeziehung gehört.

Vorteile virtueller IBAN-Konten

Virtuelle IBANs bieten Unternehmen, die internationale Zahlungsströme verwalten, eine Reihe von operativen und finanziellen Vorteilen.

Automatisierte Kontenabstimmung

Jede virtuelle IBAN kann einem bestimmten Kunden oder einer bestimmten Transaktion zugeordnet werden. Wenn eine Zahlung eingeht, lässt sich anhand der virtuellen IBAN, an die sie gesendet wurde, sofort die Quelle identifizieren – was einen automatisierten Abgleich ohne manuelles Zuordnen ermöglicht. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für Finanzteams, die große Mengen an Transaktionen mit virtuellen IBANs bearbeiten, erheblich.

Kostensenkung

Die Verwendung virtueller IBANs senkt die Kosten, die mit der Führung mehrerer physischer Bankkonten verbunden sind – Kontogebühren, Währungsumrechnungskosten und Gebühren für internationale Überweisungen sinken, wenn diese unter einer einzigen zugrunde liegenden Kontostruktur zusammengefasst werden. Virtuelle IBANs senken die Bankgebühren für internationale Transaktionen, indem sie den lokalen Geldeingang über Zahlungssysteme ermöglichen, die bereits mit dem Anbieter der Plattform verbunden sind.

Verwaltung mehrerer Währungen

Unternehmen können mehrere Währungen über eine einzige virtuelle IBAN-Kontostruktur verwalten. Für verschiedene Währungen können separate virtuelle IBANs angelegt werden, sodass das Unternehmen Zahlungen in GBP, EUR und USD über unterschiedliche virtuelle IBAN-Daten empfangen kann und gleichzeitig einen einheitlichen Überblick über die Geldbestände in allen Währungen behält.

Erhöhte Sicherheit

Virtuelle IBANs bieten einen zusätzlichen Schutz. Die zugrunde liegenden Kontodaten bleiben vertraulich – die Geschäftspartner kommunizieren ausschließlich über die virtuelle IBAN, wodurch die tatsächlichen Bankdaten geschützt bleiben. Dies verringert das Risiko im Falle einer Datenpanne oder eines Betrugsversuchs.

Finanzielle Transparenz in Echtzeit

Virtuelle IBANs bieten Echtzeit-Einblick in Transaktionsdaten und Kontostände virtueller IBANs und ermöglichen es Plattformen so, schnellere und fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen. Eine verbesserte finanzielle Agilität hilft Unternehmen dabei, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen und Zahlungsprobleme sofort zu erkennen, sobald sie auftreten, anstatt erst bei regelmäßigen Abgleichprüfungen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Virtuelle IBAN-Konten sind so konzipiert, dass sie die regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Geldwäschebekämpfung (AML) und Know-Your-Customer (KYC) erfüllen. Die Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Transaktionen mit virtuellen IBANs erleichtern die Prüfung und Berichterstattung und stärken die Fähigkeit einer Plattform, gegenüber Aufsichtsbehörden, Partnern und Kunden die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. In Deutschland müssen virtuelle IBANs bei der BaFin registriert sein und dem Geldwäschegesetz sowie dem Kreditwesengesetz (KWG) entsprechen – Anforderungen, die für alle auf dem deutschen Markt tätigen vIBAN-Anbieter gelten. In der EU definieren die neuen Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AMLR / AMLD6) virtuelle IBANs formal und behalten deren Vergabe lizenzierten Finanzinstituten vor.

So erhalten Sie eine virtuelle IBAN

Die Beantragung einer virtuellen IBAN ist deutlich schneller und einfacher als die Eröffnung eines neuen physischen Bankkontos.

So erhalten Sie eine virtuelle IBAN

Um eine virtuelle IBAN von einem Anbieter zu erhalten, umfasst der übliche Ablauf folgende Schritte:

1. Online bewerben – Geben Sie Ihre Unternehmensdaten und den geplanten Anwendungsfall an
2. KYC-Prüfung abschließen – Identitätsnachweise für Geschäftsführer und wirtschaftliche Eigentümer sowie Unterlagen zur Gewerbeanmeldung vorlegen
3. Kontoaktivierung – Nach der Genehmigung können virtuelle IBAN-Daten sofort über das Dashboard der Plattform oder die API generiert werden
4. Zuweisung konfigurieren – virtuellen IBANs nach Bedarf bestimmten Kunden, Transaktionen oder Währungen zuweisen

Die Einrichtung einer virtuellen IBAN ist innerhalb weniger Minuten erledigt, sobald das zugrunde liegende Konto aktiv ist und die KYC-Prüfung abgeschlossen wurde. Viele Anbieter ermöglichen die Vergabe mehrerer virtueller IBANs für verschiedene Währungen und Anwendungsfälle über dasselbe Konto.

Was Sie benötigen, um eine virtuelle IBAN zu erhalten

Die Anforderungen variieren je nach Anbieter, umfassen jedoch in der Regel:

• Nachweis der Gewerbeanmeldung
• Identitätsprüfung für Geschäftsführer und wirtschaftliche Eigentümer (Anteil 25%+)
• Beschreibung der Geschäftstätigkeit und voraussichtliche Transaktionsvolumina
• AML/KYC-Unterlagen im Einklang mit dem Compliance-Rahmenwerk des Anbieters

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit virtuellen IBANs zu arbeiten. Unternehmen können diese von einem Anbieter für ihre eigenen Inkassovorgänge beziehen. Zugelassene Finanzinstitute können noch einen Schritt weiter gehen und ihren eigenen Kunden vIBANs ausstellen. ConnectPay unterstützt das zweite Modell: Zugelassene EMI, Zahlungsinstitute und Spezialbanken können jedem Geschäftskunden eine eigene vIBAN zuweisen.

Virtuelle IBANs branchenübergreifend

Einer der größten Vorteile virtueller IBANs ist ihre Anpassungsfähigkeit an verschiedene Branchen und Geschäftsmodelle.

Marktplätze und Plattformen Verwenden Sie virtuelle IBANs, um jedem Verkäufer eine eindeutige Zahlungsreferenz zuzuweisen, den Abgleich eingehender Zahlungen zu automatisieren und die Erlöse vollständig nachvollziehbar zu verteilen.

Plattformen für Freiberufler und die Gig-Economy Arbeitnehmern ermöglichen, Zahlungen in mehreren Währungen zu erhalten, wobei die Wechselkurse strenger kontrolliert werden können, als dies im traditionellen Bankwesen möglich ist.

Fintechs und Neobanken die virtuelle IBAN-Infrastruktur als Kernprodukt anbieten und den Kunden virtuelle IBAN-Konten als primäres Mittel zum Empfang und zur Verwaltung von Geldern zur Verfügung stellen.

E-Commerce-Unternehmen Verwenden Sie virtuelle IBANs, um internationale Zahlungen zu empfangen, ohne in jedem Zielmarkt physische Bankkonten unterhalten zu müssen.

Import-/Exportunternehmen Nutzen Sie virtuelle IBANs, um Lieferantenzahlungen und Kundeneingänge in verschiedenen Währungen zu verwalten und so den Abgleich in komplexen internationalen Lieferketten zu vereinfachen.

Start-ups Profitieren Sie von den geringeren Kosten einer einheitlichen Kontostruktur und der Skalierbarkeit durch das Hinzufügen virtueller IBANs bei wachsendem Kundenstamm – ohne den Verwaltungsaufwand, der mit der Eröffnung neuer Bankkonten in neuen Märkten verbunden ist.

Virtuelle IBANs mit ConnectPay ausstellen

Wenn Sie ein zugelassener EMI, ein Zahlungsinstitut oder eine Spezialbank sind, können Sie jedem Ihrer Geschäftskunden über ConnectPay eine eigene vIBAN zuweisen. Jede vIBAN wird auf Ihr Hauptkonto weitergeleitet, die Zahlungen erfolgen im Namen Ihres Kunden, und jede Zahlung wird dem richtigen Kunden zugeordnet. Sie nehmen Ihre Kunden unter Ihrer eigenen Lizenz auf; diese registrieren sich niemals bei uns.

Wenn Sie ein Unternehmen oder eine Plattform sind und IBAN-Konten für sich selbst oder Ihre Nutzer benötigen, lesen Sie unsere Geschäftskonten und getrennte Konten.

Häufig gestellte Fragen: Virtuelle IBANs