Was ist ein Zahlungsdienstleister (PayFac)? Ein umfassender Leitfaden

Ein Zahlungsdienstleister, auch „PayFac“ genannt, ist ein Unternehmen, das es anderen Unternehmen ermöglicht, als Unterhändler unter seinem eigenen Haupt-Händlerkonto Kartenzahlungen und andere elektronische Zahlungen anzunehmen. Anstatt dass jedes Unternehmen ein eigenes Händlerkonto bei einer Bank beantragt, nimmt der PayFac diese direkt auf – oft innerhalb weniger Minuten – und übernimmt einen Großteil der Einrichtungs-, Risiko- und Compliance-Aufgaben.

Wenn Sie eine Softwareplattform oder einen Marktplatz betreiben, sind Sie diesem Modell wahrscheinlich bereits begegnet. Wenn sich ein Yogastudio für eine Buchungssoftware anmeldet und noch am selben Nachmittag mit der Annahme von Kartenzahlungen beginnt, steckt fast immer ein Zahlungsdienstleister dahinter.

Wir bei ConnectPay kümmern uns um den infrastrukturellen Teil und bieten Kartenabwicklung sowie Zahlungsdienstleistungen für Unternehmen und Plattformen. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie das PayFac-Modell funktioniert, wie es sich von einem ISO, einem Zahlungsabwickler und einem PSP unterscheidet, welche Unternehmen es nutzen und ob Ihre Plattform selbst als PayFac auftreten, eine Partnerschaft mit einem PayFac eingehen oder einen Mittelweg einschlagen sollte.

Was ist ein Zahlungsdienstleister (PayFac)?

Wenn Sie fragen, was ein Zahlungsdienstleister ist, lautet die kurze Antwort: Es handelt sich um ein Unternehmen, das zwischen Händlern und der akquirierenden Bank steht und viele kleine Händler unter einem Hauptkonto zu Unterhändlern zusammenfasst.

Das bedeutet in der Praxis Folgendes: Eine Acquiring-Bank, auch Acquirer genannt, ist das Finanzinstitut, das Kartenzahlungen für Händler abwickelt und ihnen den Betrag gutschreibt. Bisher benötigte jedes Unternehmen, das Kartenzahlungen akzeptieren wollte, ein eigenes Händlerkonto bei einem Acquirer, das durch eine eigene Händler-ID (MID) gekennzeichnet war. Ein PayFac ändert dies. Es unterhält ein einziges Haupt-Händlerkonto und nimmt seine Kunden als Unterhändler darunter auf.

Wofür ist ein PayFac also zuständig? Für eine ganze Menge. Es ist der „Merchant of Record“ in der Beziehung zum Acquirer. Es prüft jeden Unterhändler und entscheidet, wer zu welchen Bedingungen zugelassen wird. Und es übernimmt das finanzielle Risiko. Wenn ein Unterhändler Rückbuchungen oder Betrugsverluste verursacht, die er nicht decken kann, haftet das PayFac.

Für die Unternehmen, die diesen Service nutzen, liegt der Vorteil auf der Hand: Sie müssen überhaupt kein herkömmliches Händlerkonto einrichten. Die bekanntesten Beispiele sind Stripe, Square, PayPal und Adyen for Platforms. Wir werden später in diesem Leitfaden näher auf jedes dieser Unternehmen eingehen.

So funktionieren Zahlungsdienstleister

Begleiten wir einen Sub-Händler auf seinem Weg durch eine Zahlungsabwicklungsplattform – von der Anmeldung bis zur Auszahlung.

Eine kleine Bäckerei meldet sich für ein Online-Bestelltool an. Bei der Anmeldung gibt sie ihren Firmennamen, ihre Registrierungsnummer, Angaben zum Inhaber, ihre Bankverbindung, ihre Website und das erwartete Umsatzvolumen ein. Im Hintergrund führt der PayFac automatisierte KYC- (Know Your Customer) und AML-Prüfungen (Anti-Geldwäsche) durch. Er überprüft das Unternehmen und seine Inhaber, gleicht sie mit Sanktionslisten ab und bewertet das Risiko anhand von Datenpunkten wie der Art des Unternehmens, dem erwarteten Umsatzvolumen, der durchschnittlichen Transaktionsgröße und der Rückerstattungshistorie, sofern verfügbar. Händler mit geringem Risiko werden oft innerhalb weniger Stunden, manchmal sogar sofort, zugelassen. Fälle mit höherem Risiko werden manuell geprüft. Um einen Eindruck davon zu bekommen, was gründliche Unternehmensprüfungen beinhalten, lesen Sie unseren Leitfaden zu KYC-Anforderungen für Unternehmen geht näher darauf ein.

Nach der Genehmigung nimmt die Bäckerei Zahlungen entgegen. Die Transaktionen werden über das Hauptkonto des PayFac an den Acquirer und die Kartennetzwerke weitergeleitet. Der PayFac leitet die Gelder dann nach einem festgelegten Zeitplan an die Bäckerei weiter, abzüglich seiner Gebühren.

Wenn etwas schiefgeht, kümmert sich der PayFac zentral darum. Rückbuchungen, Streitfälle und Betrugsüberwachung werden alle über ein einziges Team und ein einziges System abgewickelt und nicht über Hunderte einzelner Bankbeziehungen.

Es gibt außerdem einen Schritt, den die meisten Leitfäden auslassen. Sowohl Visa als auch Mastercard verlangen von Zahlungsdienstleistern, dass sie sich über einen sponsernden Acquirer bei ihnen registrieren lassen. Damit sind Registrierungsgebühren, Compliance-Verpflichtungen und laufende Berichtspflichten verbunden. Sobald ein Sub-Händler bestimmte Umsatzschwellen überschreitet, erwarten die Netzwerke in der Regel, dass er zu einem direkten Händlervertrag mit dem Acquirer wechselt.

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Zahlungsdienstleister vs. ISO

Die Frage nach dem Unterschied zwischen Zahlungsdienstleister und ISO taucht immer wieder auf, unter anderem weil beide Modelle Händlern dabei helfen, Kartenzahlungen zu akzeptieren, und beide damit Geld verdienen. Sie funktionieren jedoch ganz unterschiedlich.

Eine ISO (Independent Sales Organization) ist im Wesentlichen ein Wiederverkäufer. Das Unternehmen findet Händler und vermittelt sie an eine akquirierende Bank, die dann für jeden einzelnen ein eigenes Händlerkonto eröffnet. Die ISO übernimmt zwar den Vertrieb und einen Teil des Supports, doch letztendlich erhält der Händler seine eigene MID und seinen eigenen Vertrag mit der Bank.

Ein PayFac vermittelt niemanden. Der Händler wird dabei selbst als Unterhändler unter seinem eigenen gemeinsamen Hauptkonto registriert.

Dieser Unterschied zeigt sich an drei Stellen.

1. Geschwindigkeit. Das ISO-Onboarding umfasst eine umfassende individuelle Bonitätsprüfung durch den Acquirer, einschließlich der Einreichung von Unterlagen, Bonitätsprüfungen und einer Entscheidung, die Tage oder Wochen dauern kann. Das PayFac-Onboarding kann innerhalb weniger Stunden abgeschlossen sein.
2. Haftung. Ein PayFac übernimmt das finanzielle Risiko für seine Unterhändler direkt. Beim ISO-Modell liegt die Haftung in der Regel im Rahmen der eigenen Kontobeziehung des Händlers zum Acquirer.
3. Passend. ISOs eignen sich für etablierte Unternehmen mit größeren Volumina, die ausgehandelte, maßgeschneiderte Tarife wünschen. PayFacs eignen sich für kleinere Unternehmen und Plattformen, denen Schnelligkeit und Einfachheit wichtiger sind als maßgeschneiderte Konditionen.

Keines der beiden Modelle ist insgesamt besser. Sie richten sich an unterschiedliche Händler. Unsere Übersicht über die die besten Zahlungsdienstleister zeigt beide Modelle nebeneinander.

Zahlungsdienstleister vs. Zahlungsabwickler (und PSP)

Hier werden drei Begriffe miteinander verwechselt: Zahlungsabwickler, Zahlungsvermittler und Zahlungsdienstleister (PSP).

Ein Zahlungsabwickler ist die Backend-Infrastruktur.

Es übermittelt Transaktionsdaten zwischen dem Händler, den Kartennetzwerken und den Banken und sendet anschließend eine Genehmigung oder Ablehnung zurück. Es übernimmt weder die Aufnahme neuer Händler noch deren Bonitätsprüfung. Es ist die Infrastruktur, durch die jede Zahlung – unabhängig davon, ob es sich um einen PayFac handelt oder nicht – laufen muss.

PSP ist ein Oberbegriff für alle Unternehmen, die andere Unternehmen bei der Abwicklung von Zahlungen unterstützen.

Manchmal wird der Begriff synonym mit „PayFac“ verwendet, was jedoch nicht ganz korrekt ist. Ein PayFac ist eine bestimmte Art von Zahlungsdienstleister (PSP), der sich dadurch auszeichnet, dass er Unterhändlerkonten unter einer Master-MID anbietet. Einige PSPs arbeiten auf diese Weise. Andere vergeben jedem Händler ein eigenes Händlerkonto oder stellen lediglich ein Gateway bereit, das mit einem Konto verbunden ist, über das der Händler bereits verfügt. Jeder PayFac ist ein PSP, aber nicht jeder PSP ist ein PayFac.

Hier ein konkretes Beispiel zum Vergleich: Ein Möbelhändler mit einem jährlichen Kartenumsatz von 20 Millionen Euro beantragt über einen Zahlungsdienstleister (PSP) ein eigenes Händlerkonto. Er reicht seine Jahresabschlüsse ein, wartet zwei Wochen auf die Bonitätsprüfung und erhält eine eigene MID mit ausgehandelten Tarifen. Gleichzeitig meldet sich ein freiberuflicher Fotograf bei einer Buchungs-App an, füllt ein kurzes Formular aus und nimmt noch am selben Tag als Unterhändler seine erste Kartenzahlung entgegen. Der erste Weg ist ein traditionelles Händlerkonto. Der zweite ist das PayFac-Modell.

Der Prozessor befindet sich unter beiden.

Die oberste Partnerebene, die Aufgaben in den Bereichen Compliance, Onboarding und Risikomanagement umfasst, ist es, was einen Zahlungspartner von einem reinen Zahlungsabwickler unterscheidet, wie wir in unserem Artikel zum Thema die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften.

Vorteile der Nutzung eines Zahlungsdienstleisters

Für Sub-Händler und die Plattformen, die diese betreuen, beseitigt ein Zahlungsdienstleister einen Großteil der Hindernisse bei der Zahlungsabwicklung. Hier zeigen sich die Vorteile.

• Die Einhaltung von Vorschriften wird einfacher. Der PayFac trägt den Großteil der Last im Zusammenhang mit dem PCI DSS, dem Datensicherheitsstandard der Kreditkartenbranche. Unterhändler führen in der Regel nur eine kurze Selbstbewertung anstelle eines vollständigen Audits durch.
• Die Preisgestaltung ist leichter zu verstehen. Viele PayFacs arbeiten mit Pauschalpreisen, beispielsweise einem festen Prozentsatz zuzüglich einer geringen Gebühr pro Transaktion, sodass ein Unternehmen weiß, was jeder Verkauf kostet, ohne den Kontoauszug entschlüsseln zu müssen.
• Die Einarbeitung geht schnell. Unterhändler können innerhalb weniger Stunden mit dem Verkauf beginnen – das ist wichtig für alle, die noch diese Woche bezahlt werden möchten und nicht erst im nächsten Monat.
• Die Auswahl an Zahlungsmethoden ist größer. Karten, digitale Geldbörsen und häufig auch lokale Zahlungsmethoden lassen sich über eine einzige Integration abwickeln.
• Verträge sind flexibler. Die meisten PayFacs binden Händler nicht an mehrjährige Bankverträge oder verlangen keine Gebühren bei vorzeitiger Kündigung.
• Fälschungsschutz ist bereits integriert. Die Risikobewertung und die Transaktionsüberwachung laufen standardmäßig im Hintergrund.

Dieses Modell ist besonders wertvoll für Softwareplattformen, die die Zahlungsabwicklung in ihr eigenes Produkt integrieren möchten. Wenn Zahlungen Teil des Anmeldeprozesses sind, entscheidet die Qualität des Onboardings darüber, wie viele Händler tatsächlich den Betrieb aufnehmen. Warum das so ist, erklären wir in unserem Artikel über Nahtloses Onboarding für Marktplätze.

Beispiele für Zahlungsdienstleister

Am besten lässt sich das Modell anhand der Unternehmen verstehen, die es zum Mainstream gemacht haben.

• Stripe ist das Beispiel, mit dem die meisten Leute anfangen. Ist Stripe also ein Zahlungsdienstleister (PayFac)? Ja. Stripe fungiert zwar auch als Zahlungsabwickler und Gateway, doch sein Produkt „Stripe Connect“ ist ein klassisches PayFac-Modell. Plattformen nutzen Connect, um ihre eigenen Nutzer als Unterhändler zu registrieren. Stripe übernimmt die Bonitätsprüfung und Verifizierung und haftet letztendlich für Rückbuchungen und Verluste, die ein Unterhändler nicht decken kann.
• Square hat dieses Modell in kleine stationäre Geschäfte eingeführt. Cafés, Marktstände und Friseure können sich anmelden und Kartenzahlungen entgegennehmen, ohne einen Händlervertrag beantragen zu müssen.
• PayPal fungiert als Zahlungsdienstleister für Millionen von Online-Verkäufern, von Privatpersonen bis hin zu etablierten E-Commerce-Shops.
• Adyen for Platforms bietet eine ähnliche Sub-Händler-Konfiguration für Marktplätze und Plattformen. Es richtet sich eher an größere Unternehmen und stützt sich auf die eigene Acquirer-Infrastruktur von Adyen.

Wenn Sie diese Anbieter für Ihre eigene Plattform vergleichen möchten, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zu Alternativen zu Stripe.

So wählen Sie einen Zahlungsdienstleister aus

Wenn Sie einen Zahlungsdienstleister für Ihre Plattform auswählen, sollten Sie sich vor der Vertragsunterzeichnung folgende Fragen stellen.

1. Welche Karten und Zahlungsmethoden werden akzeptiert? Vergewissern Sie sich, dass es die wichtigsten Kreditkartennetzwerke sowie die digitalen Geldbörsen und lokalen Zahlungsmethoden abdeckt, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen. Ein PayFac, das in den USA stark vertreten ist, kann in Europa Lücken aufweisen.
2. Wie transparent ist die Preisgestaltung? Pauschaltarife scheinen auf den ersten Blick einfach zu sein, doch achten Sie auf Rückbuchungsgebühren, Auszahlungsgebühren, Aufschläge bei der Währungsumrechnung, monatliche Mindestbeträge und rollierende Rücklagen. Fragen Sie nach einer vollständigen Gebührenübersicht und nicht nur nach dem angegebenen Tarif.
3. Wie leistungsfähig sind die Sicherheits- und Betrugsbekämpfungsfunktionen? Achten Sie auf eine PCI-DSS-Zertifizierung der Stufe 1, Tokenisierung, 3-D-Secure-Unterstützung und Betrugsüberwachung in Echtzeit. Fragen Sie auch nach, wie mit Fehlalarmen umgegangen wird, denn blockierte berechtigte Zahlungen kosten Sie Umsatz. Gut Betrugsbekämpfung sollte Sie schützen, ohne echte Kunden zu behindern.
4. Wie schnell verläuft die Einarbeitung? Testen Sie den Anmeldeprozess selbst. Zählen Sie die Schritte und prüfen Sie, wie lange die Freigabe dauert.
5. Unterstützt es internationale Zahlungen? Wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen, sollten Sie die Unterstützung mehrerer Währungen, die Abrechnungswährungen und die Abdeckung in den Ländern prüfen, in die Sie expandieren.

So werden Sie Zahlungsdienstleister

Manche Plattformen kommen an einen Punkt, an dem sie selbst als Zahlungsdienstleister auftreten möchten, vor allem, um einen größeren Teil der Zahlungsmarge für sich zu sichern und das Nutzererlebnis zu steuern. Im Folgenden wird dieser Weg in groben Zügen beschrieben.

1. Zunächst unterzeichnen Sie einen Rahmenvertrag mit einer sponsernden Acquiring-Bank. Die Bank prüft Ihr Unternehmen, Ihre Finanzen und Ihre Risikokontrollen eingehend, da sie Ihnen den Zugang zu den Kartennetzwerken gewährt.
2. Als Nächstes melden Sie sich bei den Kartennetzwerken an. Sowohl Visa als auch Mastercard verlangen dies, was mit Gebühren und laufenden Compliance-Verpflichtungen verbunden ist.
3. Anschließend benötigen Sie eine Infrastruktur für die Risikoprüfung und das Risikomanagement. Diese können Sie entweder selbst aufbauen oder erwerben: KYC- und AML-Prüfungen, Transaktionsüberwachung, Bearbeitung von Rückbuchungen und Risikobewertung von Sub-Händlern. Außerdem müssen Sie die PCI-DSS-Anforderungen der Stufe 1 erfüllen.
4. Zuletzt richten Sie ein Reservekonto ein, um mögliche Verluste durch Unterhändler abzudecken.

Dies ist eine erhebliche Investition in Geld, Personal und Zeit. Sie ist in der Regel nur bei einem nennenswerten Transaktionsvolumen sinnvoll. Die meisten Plattformen gehen stattdessen Partnerschaften mit einem bestehenden PayFac ein oder nutzen eine Infrastruktur, die es ihnen ermöglicht, Kartenzahlungen akzeptieren ohne sich selbst registrieren zu lassen.

Wie ConnectPay Zahlungsabwicklungsmodelle unterstützt

Um es klar zu sagen: ConnectPay ist kein bei einem Kartennetzwerk registrierter Zahlungsdienstleister. Wir sind eine Ebene tiefer angesiedelt und fungieren als Infrastruktur für Plattformen, die eine Zahlungsabwicklung nach dem PayFac-Modell anbieten möchten.

Eine Plattform, die ein solches Modell aufbaut, benötigt einige grundlegende Komponenten: ein Kartenakquise-System zur Abwicklung und Abrechnung von Zahlungen, eine Möglichkeit zur Einbindung von Händlern sowie die Compliance-Maßnahmen, die mit dem Umgang mit dem Geld anderer Menschen einhergehen. Genau hier kommen wir ins Spiel. Wir bieten Kartenakquise- und Händlerservices an, auf denen Plattformen aufbauen können.

Als lizenzierter EMI-Anbieter kümmern wir uns im Rahmen unserer Dienstleistungen auch um die Einhaltung der AML- und KYC-Vorschriften. Das ist in diesem Zusammenhang von Bedeutung, da die Risikoprüfung und die Compliance, wie oben bereits erläutert, zu den aufwendigsten Aspekten jedes PayFac-Modells gehören. Plattformen können auf unsere bestehenden Prozesse zurückgreifen, anstatt eigene von Grund auf neu aufzubauen.

Wenn Sie gerade überlegen, wie sich Zahlungsvorgänge in Ihre Plattform integrieren lassen, ConnectPay kann Ihnen dabei helfen, die Optionen zuzuordnen.

Entscheiden Sie, ob das PayFac-Modell für Ihre Plattform geeignet ist

Die Wahl zwischen einem Zahlungsdienstleister, einer Zusammenarbeit mit einem ISO und einem herkömmlichen Zahlungsabwickler ist nicht wirklich eine Entscheidung für einen bestimmten Anbieter. Es ist eine Entscheidung für ein Geschäftsmodell.

Drei Faktoren entscheiden in der Regel darüber:

1. Transaktionsvolumen, da das Geschäftsmodell von PayFac nur bei großem Umfang funktioniert.
2. Risikobereitschaft: Sind Sie bereit, die Rückbuchungen und Betrugsverluste Ihrer Händler zu tragen?
3. Wie viel Arbeit im Bereich Risikoprüfung und Compliance möchten Sie selbst übernehmen?

Für die meisten Plattformen lautet die ehrliche Antwort, dass sie sich nicht als PayFac registrieren lassen müssen. Durch eine Partnerschaft mit einem PayFac oder einer Infrastruktur, die dieses Modell unterstützt, erhalten Händler ihre Zahlungen schnell, ohne die gesamte regulatorische und finanzielle Last tragen zu müssen. Wenn Ihr Zahlungsvolumen wächst, können Sie diese Entscheidung später anhand konkreter Daten neu bewerten.

Um zu erfahren, wie wir Plattformen auf der Zahlungen Beginnen Sie zunächst mit den Optionen, die Ihrem Handelsvolumen und Ihrem Risikoprofil entsprechen.